รายงานสรุปองค์ความรู้จากกิจกรรมชุมชนนักปฏิบัติ (CoP)

วันที่จัดกิจกรรม  ระหว่างวันที่ ๖ พฤษภาคม ๒๕๕๘ ถึง ๖ พฤษภาคม ๒๕๕๘  
เวลา ๙.๓๐-๑๒.๐๐ น.

ครั้งที่ ๑ / ๒๕๕๘
กลุ่มชุมชนนักปฏิบัติ : กลุ่ม พัฒนาทรัพยากรสารสนเทศและจัดการงานสนับสนุน

เรื่อง: การจัดการทรัพยากรสารสนเทศ สู่การเป็น E-Library (สม. ร่วมกับ บห.)

ผู้นำกลุ่ม: นางอัญญาดา ตั้งดวงดี

องค์ความรู้ด้าน: การจัดหา และการจัดการทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อพัฒนาฐานข้อมูลสู่การเป็น E-Library

ปัญหา: พฤติกรรมการใช้บริการ ของผู้ใช้บริการเปลี่ยนแปลงไป มีการใช้สารสนเทศในรูปแบบของสื่ออิเล็กทรอนิกส์มากยิ่งขึ้น ส่งผลให้สำนักหอสมุดฯ มีการพัฒนาปรับเปลี่ยนวิธีการปฏิบัติงานและการให้บริการเพื่อให้ผู้ใช้ค้นหาสารสนเทศได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และใช้บริการได้ง่าย  

สรุปสาระ/ประเด็น:

สม. และ บห. ได้ปฏิบัติงานร่วมกันโดยผ่านกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในประเด็นต่างๆ ได้แก่

1.การได้มาซึ่งข้อมูลความต้องการของผู้ใช้บริการ โดย บห. จะทำหน้าที่รับผิดชอบรวบรวมข้อร้องเรียน ข้อเสนอแนะจากผู้ใช้บริการ ผ่านกล่องรับข้อคิดเห็นและข้อเสนอแนะที่ติดตั้งอยู่ทุกชั้นบริการ และส่งต่อมายัง สม.จากนั้น สม.จะดำเนินการและประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อจัดการกับข้อร้องเรียนและข้อเสนอแนะ จนจบกระบวนการ

2. การจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ ซึ่งโดยคำนึงถึงความต้องการของผู้ใช้บริการเป็นหลัก การได้มาซึ่งรายชื่อของสิ่งพิมพ์ที่จะจัดหานั้น นอกจากจะมีการสำรวจความต้องการจากลูกค้าภายในคือ บุคลากร วศ. แล้ว ยังมีการรับข้อมูลจากผู้ใช้บริการซึ่งเป็นลูกค้าภายนอกจากแบบเสนอแนะทรัพยากรสารสนเทศใน ในกรณีที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศจะมีการปฏิบัติงานร่วมกันกับ บห. ในเรื่องการดำเนินการจัดซื้อทรัพยากรฯ และปรับปรุงรูปแบบการปฏิบัติงานร่วมกันระหว่าง สม. และ บห. ตลอดเวลา เพื่อให้สอดคล้องกับระเบียบพัสดุใหม่ เช่น e-bidding จากนั้น สม. จะดำเนินการจัดหา ติดต่อสำนักพิมพ์/ตัวแทนจำหน่าย เพื่อให้ได้ทรัพยากรสารสนเทศตามความต้องการของผู้ใช้

3. การจัดการทรัพยากรฯ จะมีการคัดเลือกสารสนเทศ เพื่อจัดเก็บข้อมูลในรูปอิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งกำหนดคุณลักษณะของฐานข้อมูลเพื่อการออกแบบและพัฒนาฐานข้อมูลให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้บริการ เช่น e-journal, e-clipping, e-content และปรับปรุงข้อมูลในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ VTLS (Virginia Tech Library Systems) โดยกระบวนการที่จะนำไปสู่การเป็น e-library ได้นั้น สม. ได้เพิ่มในส่วนต่างๆที่สำคัญ ดังนี้ เช่น การแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปอิเล็กทรอนิกส์โดยการสแกนสิ่งพิมพ์เพื่อ uploadข้อมูลเข้าสู่เครื่องแม่ข่าย (Server) การวิเคราะห์ทรัพยากรฯ,กำหนดหัวเรื่อง และจัดทำดรรชนี เพื่อเพิ่มศักยภาพในการเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศได้อย่างแม่นยำสะดวก รวดเร็ว และสามารถเข้าถึงสารสนเทศได้ทุกที่ทุกเวลา      

          เมื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลและทำความเข้าใจประเด็นปัญหาร่วมกันแล้ว สามารถสรุปได้ว่ากลุ่มฯ ได้มีการนำกระบวนการจัดการความรู้มาใช้เป็นเครื่องมือในการปฏิบัติงานร่วมกัน โดยผ่านการพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่อง (CDP) ประกอบด้วย กิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ การสอนงาน (Coaching) และกลุ่มชุมชนนักปฏิบัติ (CoPs) ที่สามารถนำมาใช้ให้สอดคล้องกับการปฏิบัติงาน ตลอดจนสามารถนำปัญหามาปรึกษาหารือเพื่อแก้ปัญหาหรือคิดพัฒนางานใหม่ได้อย่างต่อเนื่องและเป็นรูปธรรม

 

ภาพการร่วมหารือในกิจกรรม CoPs